• LJournal forside

Start af LJournal

Journalsystemet kan sættes til at starte automatisk op, når PC'erne tændes. Derved er det lynhurtigt at tilføje nye oplysninger til en sag, eksempelvis i dagbogen, eller at åbne Windows Stifinder i det til sagen hørende sagsbibliotek. Man kan eventuelt minimere programmet, så det kun er synligt nede på proceslinjen, når det ikke anvendes.

Under opstart af LJournal checker programmet, om brugeren (bestemt ved brugerinitialer) har en dato registreret i huskedatabasen, som er overskredet (fanebladet "Huskedatoer", se senere). Hvis ja, kommer der en besked på skærmen.

Brug af LJournal

Mange af de oplysninger, man kan angive i systemet, svarer til det man normalt har registreret på sagsomslag. Det er nu kun nødvendigt at skrive de mest primære oplysninger på sagsomslagene.

Søgning
Programmet starter op i et søgevindue. Som indgang til den sag, man vil arbejde på, vil man normalt blot angive sagsnr. og trykke søg [F9]. Man kan også blot lave en tom søgning, hvis man vil have vist alle sager.

Ved søgning findes de sager, hvor indholdet af felterne indgår. Vil man eksempelvis finde alle sager tilknyttet afdeling 6, gøres det ved at skrive 6 i "Afd." feltet og trykker på "Søg". Derefter kommer første fundne sag på skærmen.

Man kan også bruge kombineret søgning. Vil man eksempelvis søge på alle sager tilknyttet afdeling 6 i ejerlavet 551051, udfylder man også ejerlavsfeltet inden man søger. Søgning finder fællesmængden, altså de sager der opfylder begge betingelser i de to felter. Felterne kan sættes op, så indholdet blot skal være en del af den teksten i det tilsvarende database-felt. Dette kunne f.eks. være aktuelt i titel-feltet samt i navn og adressefelter. Man vil således kunne søge efter "mastrup" i titel-feltet og bl.a. finde en sag med titlen "Arealoverførsel 3u til 3v, Mastrup By, Buderup". Man kan også selv anføre wildcardtegnet "*" i andre felter.

Resultat af søgning
Nederst i programmet er der angivet et tal for, hvor mange sager, der er fundet, altså hvor mange, der opfyldte de kriterier, der blev stillet under søgningen.

Man kan herefter bladre alle sager og tilhørende kontakter igennem ved at bruge af pegefingeren til venstre og til højre. Man kan også bruge "Liste over valgte sager" [F12]. Her får man en overskuelig liste, hvor hver sag har én linje. Man kan her gå direkte til en sag i listen ved at dobbeltklikke på den linje, hvor sagen står.

Oprettelse af ny sag
Ved oprettelse af ny sag starter et lille vindue op, hvor de primære oplysninger indtastes. Sagen oprettes ikke i databaserne, inden disse primære felter er udfyldte. Herefter oprettes sagsbiblioteket på serveren.

Udfylder man feltet "Modtager af regning", sendes der e-mail til bogholderi indholdende de primære sagsoplysninger.

Kontakter
Kontakter knyttet til sagen fremgår af fanen "Kontakter". Dette faneblad indholder også to pegefingre, som muliggør at bladre de tilknyttede kontakter til den aktuelle sag igennem. Nederst i programmet kan man se antallet af kontakter knyttet til den aktuelle sag.

Oplysninger om en kontakt til en sag består af tre dele, som man kan se på fanebladet:

• Oplysninger om den aktuelle kontakts tilhørsforhold til den aktuelle sag ("Relation til sagen" og "Bemærkning"). Disse oplysninger vedrører kun den aktuelle sag, også selv om kontakten er knyttet til andre sager.
• Organisation eller privatperson (navn, adresse, telefonnumre, e-mail).
• Medarbejder knyttet til organisation (navn, telefonnumre, e-mail).

Opdeling i organisation og medarbejder muliggør, at eks. 10 medarbejdere i et firma kan oprettes, uden at de primære oplysninger om firmaet skal skrives 10 gange. Dette er også meget praktisk, hvis firmaet får nyt telefonnummer eller adresse, da dette så kun skal rettes ét sted.

På fanebladdet "Kontakter" kan man også slette tilknytning af en kontakt til den aktuelle sag. Dette betyder dog ikke, at selve kontakten slettes fra kontaktdatabasen.

Tilknytning af ny kontakt til sag
Tilknytning af ny kontakt til sag foregår på fanebladet "Kontakter". Ved tryk på knappen "Tilknyt ny kontakt", starter kontaktvinduet op. Denne del foregår også ved, at man søger efter noget ved at udfylde nogle felter, for derefter at få forevist resultatet af søgningen. Når man har fundet den kontakt, man vil tilknytte til en sag, anvendes knappen "Tilknyt aktuel kontakt til sag" i højre side af vinduet.

Der er skelnet mellem kontakter, der er egnet til tilknytning til nye sager, og de der ikke er. De "ikke-egnede" indholder normalt ikke tilstrækkelige oplysninger, såsom adresser og telefonnumre. Derved kan man ved overførsel af eksisterende arkivsystem stadig angive kontakpersoner, som næppe skal tilknyttes nye sager, uden at indtaste adresse og telefonnummer. Under søgning bør der derfor altid være flueben ved "Søg kun blandt kontakter, der kan knyttes til nye sager".

Kontaktvinduet indholder også muligheder for opretning af nye kontakter, både ny organisation/privatperson og medarbejder til organisation. Desuden kan kontakter slettes herfra. En kontakt kan dog ikke slettes, hvis det i forvejen er knyttet til en sag.

Når man har tilknyttet en kontakt til en sag, lukker kontaktvinduet ned igen, og man er tilbage i hovedsystemet. Her skal man så lige angive den nye kontakts tilknytning til den aktuelle sag.

Matrikelnumre
Fanen matrikelnumre indeholder den aktuelle sags tilknyttede matrikelnumre.

I venstre side af dette faneblad angives matrikelnumre, tilhørende ejerlavsnummer samt en kolonne, hvor der angives, om matrikelnummeret er opstået i den aktuelle sag som følge af udstykning eller om det eventuelt er udgået som følge af sammenlægning. Matrikelnummeret angives uden bindestreg eller mellemrum mellem nummer og litra.

I højre side fremgår det ejerlavsnavn, som hører til det ejerlavsnummer, som den lille pil til venstre for matrikelnummeret står ud for. Klikker man over i højre side, er det nu muligt at søge efter ejerlavsnummer ud fra ejerlavsnavnet. Ved dobbeltklik eller return i tabellen i højre side, indsættes det tilhørende ejerlavsnummer i venstre side ved det aktuelle matrikelnummer.

Ved brug af "Indsæt matr.nr." indsættes nyt matrikelnr. med ejerlavsnummeret udfyldt hvis muligt (hentes fra det matr.nr., som pilen til venstre for kolonnen "Matr.nr." står ud for). "Registeropslag" finder oplysninger i matrikelregisteret til det pågældende matrikelnummer. "Kald CAD" viser matrikelkort og/eller grundkort i eksempelvis GeoCAD eller MicroStation med koordinater til det aktuelle matrikelnummer centreret.

Dagbog
Fanebladet "Dagbog" kan benyttes til at indføre begivenheder i sagen, så man altid kan se, hvad der er sket i en sag.

Ekspedition
Fanebladet "Ekspedition" bruges til at angive de emner, der er sendt ud af huset (eksempelvis uskadelighedsattest). Brug "Tilføj fra skabelon" for automatisk at indsætte en række forud definerede felter. Opsætning af dette kan foretages i databasen "Bestillingsskabelon".

I forbindelse med nyt emne kan der også oprettes huskedato. Dette muliggør check af om emnet er kommet retur til given dato.

Fakturaer
På dette faneblad angives dem, der skal modtage regninger. Man kan også her indskrive en på forhånd aftalt pris til hver regning.

Huskedatoer
Angiv vigtige datoer på dette faneblad. Ved søgning på dette faneblad kan der også søges uden for det aktuelle sagsnr. Huskedatabasen checkes automatisk for vigtige datoer, som er før eller lig med dags dato, og som har brugerens initialer i kolonnen "Initialer". Huskedatabasen kan også checkes manuelt ved brug af knappen "Check huskedatoer".

Opdatering af databasen
LJournal er konstrueret, så opdatering af de bagvedliggende databaser foregår automatisk.

Datoer
Til visning af datoer bruger LJournal det format, som er angivet i Windows Kontrolpanel - "International" - fanen "Dato" - "Format til kort dato". Her kan f.eks. skrives "dd.MM.åååå" (dansk Windows) for at få vist datoer med punktummer og fire tal i årstallet.

Matrikelregister
Opslag i matrikelregisteret kan ske direkte i LJournal via menuen "Registeropslag". Efter opslag kan man også udskrive resultatet på printer samt få vist alle matrikelnumre i den samlede ejendom.

Oplysningerne hentes fra PLF-serveren, hvorfra der er mulighed for at hente en hel kommune som en tekstfil. Oplysninger kan derefter lægges i den lokale database via import funktionen i menuen "Diverse"/"Opsætning"/"Matrikelregister". Forinden ny-import af data skal indhold af tabel slettes, således at opslag ikke resulterer i visning af gamle data.

Matrikelstedfæstelse
LJournal indeholder også en database med Y- og X-koordinater til matrikelnumre. Disse kan bruges i de brugerstyrede funktioner via kommandoerne "HentMatrKoor" og "DialogMatrKoor". Via disse kommandoer kan man eksempelvis kalde sit CAD direkte med matrikelkort og/eller grundkort i centrum.

Koordinaterne importeres via menuen "Diverse"/"Opsætning"/"Matrikelstedfæstelse". Import sker fra matrikelkortfilerne fra KMS i DSFL-format. Der søges efter master-matrikelnumrene (%D50051 og %D50091).